Daten­schutz­erklärung Jobportal

Innerhalb unseres Webauftritts hast Du in unserem Jobportal die Möglichkeit, dich über offene Stellen zu informieren und dich darauf zu bewerben. Diese Datenschutzerklärung soll Dich als Besucherin oder Besucher unseres Jobportals sowie als Bewerberin und Bewerber über die Art, den Umfang und den Zweck der Erhebung und die Bearbeitung Deiner Personendaten informieren.

Als Personendaten (im Folgenden «Daten») gelten sämtliche Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen, z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Standortdaten, IP-Adresse. Besonders schützenswerte Personendaten, für die spezielle Regelungen bei ihrer Bearbeitung gelten, sind beispielsweise Daten über Deine Gesundheit, über die Zugehörigkeit zu einer Rasse oder über deine religiösen und politischen Ansichten und Tätigkeiten.

Die SERV ist als Bundesorgan, das mit öffentlichen Aufgaben des Bundes betraut ist, für die Bearbeitung Deiner Personendaten verantwortlich. Fragen in Zusammenhang mit dem Datenschutz oder der vorliegenden Datenschutzerklärung kannst Du jederzeit elektronisch oder postalisch an unsere Datenschutzberaterin oder unseren Datenschutzberater richten:

Schweizerische Exportrisikogesellschaft SERV
Datenschutz
Genferstrasse 6
8002 Zürich
datenschutz@serv-ch.com 

3.1 Deine Bewerbung über das Jobportal

Um über dieses Jobportal Bewerbungen einsenden zu können, kann jede Bewerberin und jeder Bewerber Daten, wie im Bewerbungsformular vorgesehen, eingeben. Sämtliche eingegebenen Daten werden gespeichert und bearbeitet. Deine Daten werden, soweit zulässig, ausschliesslich für die Bearbeitung Deiner Bewerbung verwendet und Deine Bewerbungsdaten werden strikt von anderen Daten getrennt bearbeitet.

Zu den von Dir mitgeteilten Daten im Bewerbungsformular gehören:
–    Anrede;
–    Name, Vorname;
–    Adresse;
–    E-Mail-Adresse;
–    Telefon-Nummer;
–    Geschlecht.

Je nach Stelleninserat werden weitere Bewerbungsunterlagen mit persönlichen, auch besonders schützenswerten Daten übermittelt, insbesondere Anschreiben und Lebensläufe (mit Foto), sowie berufsbezogene Abschlüsse oder Arbeitszeugnisse, welche Du uns elektronisch zur Verfügung stellst. 

Alle Daten werden zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens in Bezug auf Deine mögliche Anstellung gespeichert. Sie werden, soweit zulässig, zur Kommunikation mit Dir, zur Überprüfung der Qualifikation und Eignung, für ein mögliches Vorstellungsgespräch sowie für die Beurteilung, ob ein Anstellungsverhältnis begründet wird oder nicht, ausgewertet und bearbeitet.

Dafür werden die gespeicherten Daten im von uns genutzten Bewerbermanagement-System bearbeitet. Von dort aus erhalten die HR-Abteilung sowie die für die Bewerbung potenziell zuständigen Linienverantwortlichen Zugriff auf Deine Daten. 

Nach dem erfolgreichen Absenden Deiner Bewerbung erhältst du eine automatische Bestätigungs-E-Mail, dass Deine Bewerbung im Jobportal eingegangen ist. Diese E-Mail wird nach 28 Tagen im Jobportal automatisch gelöscht. 

Wenn Du uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens Referenzen angibst, gehen wir davon aus, dass Du, falls diese Angaben Daten einer natürlichen Person enthalten, deren Einwilligung in die Bearbeitung ihrer Daten durch uns hast. Wir werden diese Referenzen nur nach Deiner Einwilligung, die wir gesondert einholen werden, anfragen. Bei Bewerbungen auf Lehrstellen wird keine gesonderte Einwilligung eingeholt.

Alle Bewerbungsdaten werden bei unserem Jobportal-Provider (siehe Ziffer 5) entweder sofort, spätestens jedoch 14 Tage nach Herunterladen und Übertragen in unser Bewerbermanagement-System gelöscht, sofern dem nicht gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Falls kein Herunterladen und Übertragen der Bewerbungsdaten erfolgt und sofern keine gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen, werden die Bewerbungsdaten dort spätestens nach 4 Wochen nach einem erfolgreichen Absenden der Bewerbungsdaten gelöscht. 

Führt das Bewerbungsverfahren nicht zu einer Einstellung, löschen wir Deine Daten in unserem Bewerbungsmanagement-System spätestens 6 Monate nach Mitteilung an Dich über den Abschluss des Bewerbungsverfahren, sofern keine gesetzliche Frist eine längere Aufbewahrung vorgibt oder wir Deine Daten zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder zur Abwehr oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen speichern dürfen. 

Führt das Bewerbungsverfahren zu einer Anstellung, so werden Deine Daten im Rahmen des Arbeitsverhältnisses in den Personalstamm und in eine Personalakte übernommen und nach den gesetzlichen Vorschriften für das Beschäftigungsverhältnis bearbeitet. 

Bei Deiner Kontaktaufnahme per E-Mail werden die von Dir mitgeteilten Daten und anderen Informationen von uns gespeichert und bearbeitet, um Deine Fragen zu beantworten oder Dein Anliegen zu bearbeiten. Grundsätzlich löschen wir Deine Daten, nachdem sich der Grund für Deine Kontaktaufnahme erledigt hat.

Sendest Du uns eine Initiativbewerbung über das dafür vorgesehene Kontaktformular  , so bearbeiten wir Deine Bewerbung wie eine Bewerbung, die uns über das Jobportal erreicht. Deine Daten werden im von uns genutzten Bewerbermanagement-System bearbeitet. Wir verwenden Deine Daten für einen Zeitraum von 12 Monaten, um Dir (falls vorhanden) relevante offene Stellen anzubieten, die Deinen beruflichen Qualifikationen entsprechen. Es wird darauf hingewiesen, dass aus Gründen der Datensicherheit keine Bewerbungsunterlagen per unverschlüsselter E-Mail gesendet werden sollten.

Nach einer Initiativbewerbung oder für den Fall, dass das Bewerbungsverfahren nicht zu einer Einstellung führt, kannst Du freiwillig Deine Einwilligung in die Aufnahme unseres Talent-Pools abgeben. Wir verwenden Deine Daten, um Dir (falls vorhanden) relevante offene Stellen anzubieten, die Deinen beruflichen Qualifikationen entsprechen. Dabei überprüfen wir in regelmässig Abständen die Aktualität unseres Talent-Pools und löschen Deine Daten spätestens 12 Monate nach Aufnahme in den Talent-Pool. Allenfalls holen wir erneut deine Einwilligung für den Verbleib im Talent-Pool ein.

Das von uns eingesetzte Jobportal verwendet Cookies. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, welche auf Deinem Endgerät gespeichert werden. Dein Browser greift auf diese Dateien zu. Mehr Informationen zu den auf dem Jobportal und der Webseite eingesetzten Cookies und ähnlichen Technologien findest Du in unserer Privatsphären-Einstellung.

Wir bearbeiten Deine Personendaten auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen, soweit eine solche unter dem anwendbaren Datenschutzrecht erforderlich ist:

• Durchführung vorvertraglicher Massnahmen;
•  Wahrung unserer berechtigten Interessen, z.B. an der Durchführung eines effizienten Bewerbermanagements, an der Beantwortung Deiner Fragen oder der Bearbeitung Deines Anliegens oder in einer Beweispflicht bei einem Rechtsstreit;
• Einwilligung.

In bestimmten Fällen geben wir Deine Daten weiter oder es erfolgt ein Zugriff auf Deine Daten.

Unser Jobportal wird durch einen externen Provider, Abacus Research AG, Abacus-Platz 1, CH-9300 Wittenbach, betrieben. Er bearbeitet Deine Daten nur zum Zweck der Bereitstellung des Jobportals und zur Erbringung der damit in Zusammenhang stehenden Dienste und Funktionalitäten.

Zudem haben wir einen externen Dienstleister in der Schweiz für die Wartung und den Support unseres Jobportals beauftragt (Auftragsbearbeiter). Ein Zugriff und eine Bearbeitung deiner Daten kann für diese Zwecke notwendig sein. Wir haben den Auftragsbearbeiter verpflichtet, das Datenschutzrecht einzuhalten und Daten nur so zu bearbeiten, wie wir dies selbst tun.

Darüber hinaus können Personendaten an Dritte übermittelt werden, soweit wir aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder durch vollstreckbare behördliche oder gerichtliche Anordnung hierzu verpflichtet sein sollten.

Neben der Nutzung des Jobportals auf unserer Website hast du ebenfalls die Möglichkeit, ein Stelleninserat der SERV auf folgenden Plattformen zu sehen:

• Jobs.ch
• yousty.ch

Nutzt Du den dortigen Link im Stelleninserat, wirst du umgehend zu den Servern unseres Providers weitergeleitet. Die Datenbearbeitungen finden dann in oben beschriebenem Umfang statt.

Ausserdem kannst du auch unsere Funktionsbuttons «Bewerben mit...» nutzen. Wenn Du bereits Daten bei einer anderen Plattform wie LinkedIn gespeichert hast, gibst Du durch Anklicken des entsprechenden Buttons Deine Ermächtigung, dass diese Daten in unser Bewerbungsformular importiert werden. Du kannst die Daten im Bewerbungsformular vor einem Upload noch anpassen.  

Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebungen und Datenbearbeitungen bei den anderen Plattformen entnimmst Du bitte den Datenschutzerklärungen des jeweiligen Anbieters. 

Grundsätzlich werden Deine Daten so lange bearbeitet und gespeichert wie es für die Zwecke, für die wir die Daten erhalten haben, erforderlich und zulässig ist. Dies bedeutet, dass wir Deine Daten so lange aufbewahren, wie wir mit Dir nach einer Kontaktaufnahme oder als Bewerber oder Bewerberin sowie als künftigen Mitarbeiter oder künftige Mitarbeiterin in einer Beziehung stehen, so lange Du uns die Speicherung im Rahmen einer Einwilligung erteilt hast, es (mögliche) Verpflichtungen gibt oder uns gegenüber welche bestehen, so lange eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung oder Dokumentation besteht, dies eine besondere Rechtslage erfordert wie im Hinblick auf Rechtsstreitigkeiten, Verjährungsfristen oder behördlichen Untersuchungen.

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen, um Deine Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder unbefugten Zugriff und / oder Missbrauch von Dritten zu schützen. Die Sicherheitsmassnahmen entsprechen dem aktuellen Stand der Technik. Bei Nutzung des Bewerbungsformulars werden Deine Daten beim Versenden nach dem aktuellen Stand der Technik verschlüsselt. 

Unter Umständen ist es möglich, dass E-Mails in unverschlüsselter Form (d.h. dass sie sofort lesbar sind ohne eine erforderliche vorherige Entschlüsselung durch Dich) übermittelt werden. Solche unverschlüsselten E-Mails sind einer grösseren Gefahr ausgesetzt als verschlüsselte, weswegen hiermit ausdrücklich darauf hingewiesen wird, keine vertraulichen Informationen wie Bewerbungsunterlagen hierüber zu versenden.

Als betroffene Person hast Du bestimmte Rechte in Bezug auf die Personendaten, die wir über Dich bearbeiten. So hast Du insbesondere das Recht zu erfahren, ob und welche Personendaten wir über Dich bearbeiten (Auskunftsrecht). Ausserdem hast Du das Recht, von uns die Berichtigung oder Löschung von Dich betreffenden Personendaten zu verlangen sowie die Bearbeitung Deiner Personendaten einzuschränken und dieser zu widersprechen. 

Alle diesbezüglichen Anfragen sind an folgende Stelle zu richten:

Schweizerische Exportrisikogesellschaft SERV
Datenschutz
Genferstrasse 6
8002 Zürich
datenschutz@serv-ch.com 

Bitte beachte, dass für die Ausübung dieser Rechte gewisse Voraussetzungen, Ausnahmen oder Einschränkungen gelten (z.B. zum Schutz von Dritten). Wir werden Dich gegebenenfalls entsprechend informieren.

Jede betroffene Person hat das Recht, bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Im Falle eines Verantwortlichen in der Schweiz ist dies der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (www.edoeb.admin.ch).

Eine Einwilligung zur Bearbeitung Deiner Daten kannst Du jederzeit für die Zukunft widerrufen. Durch einen solchen Widerruf wird die Rechtmässigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Bearbeitung nicht berührt.

Die SERV kann diese Datenschutzerklärung jederzeit und ohne Vorankündigung anpassen oder ergänzen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf dem Jobportal publizierte Fassung.